Księgowanie weksli u niektórych budzi wątpliwości nie tyle co do sposobu, lecz co do określenia, czym właściwie jest weksel.

Weksel jest pieniądzem, podobnie jak banknot. Banknot i bilon, i tylko one, są gotówką. Wynika z tego, że weksel nie jest gotówką, podobnie jak czek. Dlatego wszystkie operacje wekslowo-czekowe są bezgotówkowe. Weksle może emitować każda osoba fizyczna lub prawna. Weksel, tak jak banknot, jest prawnym środkiem płatniczym w naszym kraju. Jest papierem wartościowym i powinien być przechowywany w kasie, jak banknoty, a nie w biurku. Dotyczy to też weksli kaucyjnych. Za zapłatę, w przypadku banknotu, uważa się wręczenie go do rąk wierzyciela. W przypadku weksla, wręczenie i napisanie na wekslu nazwiska osoby fizycznej lub nazwy osoby prawnej, jako remitenta lub indosanta. Równocześnie musi temu towarzyszyć, w dowolnej formie, byle by na piśmie, zgoda obu stron na zapłatę wekslem. Prawnym posiadaczem weksla jest osoba fizyczna lub prawna, która weksel ma i jest remitentem, lub wymieniona jest w nieprzerwanym ciągu indosów jako ostatnia.

Weksle możemy wręczać z zamiarem zapłaty (weksel własny, weksel trasowany) lub jako kaucję (weksel kaucyjny). Powinno mieć to odbicie w treści weksla. Weksel płatniczy księgujemy jako zapłatę. Natomiast weksel kaucyjny pozabilansowo, jako zobowiązanie.

Jeśli przyjmiemy zapłatę wekslem, zaspokojone zostaje zobowiązanie z tytułu niezapłaconych faktur lub odsetek. Powstaje równocześnie równe co do wartości zobowiązanie z tytułu niewykupionego weksla. Kredyt kupiecki zostaje zamieniony na kredyt wekslowy. Jest to zdecydowanie wygodniejsza forma należności dla wierzyciela. Może on płacić dalej tym wekslem przed terminem wykupu (indos), lub, w wypadku niewykupienia weksla, dochodzić należności w uproszczonej formie.

Księgowanie (dekretacje), adnotacje za jakie faktury przyjęto zapłatę, jaka część sumy wekslowej stanowi zapłatę za towar a jaka za odsetki, potwierdzenie odbioru weksla, oraz inne dowolne uwagi piszemy na kserokopii weksla i załączamy do dokumentacji księgowej. Nie znaczy to, że jeżeli takie uwagi na wekslu się znalazły, weksel stał się nieważny. Na wekslach piszemy tylko to, co dla zobowiązania wekslowego, z punktu widzenia Prawa Wekslowego, ma znaczenie. Pisanie na wekslach jak i na banknotach osobistych uwag kojarzy mi się z wydrapywaniem napisów na zabytkach.

Jeżeli prowadzicie księgowość w formie ryczałtu lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów ewidencję wystawionych przez was weksli i przyjętych weksli obcych, ich kserokopie, z uwagami i potwierdzeniami, możecie prowadzić w odrębnie założonych ewidencjach. Można do tego wykorzystać dowolny arkusz kalkulacyjny (np. Excel) lub prowadzić w systemie ręcznym, wykorzystując zwykły zeszyt. Nie jest to wymóg prawny, ale radzę tak robić dla własnego bezpieczeństwa i wygody.

Jeśli prowadzicie ewidencję działalności gospodarczej za pomocą ksiąg rachunkowych (pełna księgowość), a macie wątpliwości na których kontach zapisywać obrót wekslowy, możecie uzyskać na ten temat aktualną opinię prawną, sporządzoną przez Doradcę Podatkowego. Możecie ją zamówić telefonicznie lub pocztą e-mail, (patrz KONTAKT), po uzgodnienu ceny.